Gesprekstechnieken voor feedback geven

Feedback geven is niet altijd makkelijk. Daarom gebruik ik een gesprekstechniek om dit soepeler te laten lopen.

Feedback geven is niet altijd makkelijk. Daarom gebruik ik een gesprekstechniek om dit soepeler te laten lopen. Deze techniek bestaat uit vier delen: 

- ik zie; 

- ik voel; 

- en jij; 

- en nu?

Hierbij is er expliciet ruimte voor de reactie van de ander. Feedback geven is namelijk een dialoog. Sta je als je feedback geeft ook echt open voor de reactie van een ander? En ben je dan in staat om je emoties los te laten en verder te gaan?

Deze gesprekstechniek helpt jou in het geven van feedback.

Ik zie

In de eerste stap beschrijf je het gedrag dat je hebt waargenomen: ik zie.
Je geeft hier een feitelijke beschrijving van wat jij ziet, hoort of merkt. Zonder met je vinger te wijzen, te beschuldigen of voorbarige conclusies te trekken. Bijvoorbeeld: “Het viel me op dat je tijdens de vergadering met je telefoon bezig was toen ik aan het woord was”.
Je geeft dus geen interpretatie van wat gebeurde. Je constateert slechts een feit, zonder dat je daar een waarde-oordeel aan hangt.


Ik voel

Geef aan welke effect dat gedrag op jou heeft: ik voel. Beschrijf het effect van het gedrag van de ander door jouw eigen gevoelens onder woorden te brengen. Bijvoorbeeld: “Ik voel me niet serieus genomen”. Nog steeds geef je geen interpretatie van wat er gebeurde. Je geeft slechts aan wat het met jou doet.

En jij?

Geef de ander nu de ruimte om te reageren op de uiting van jouw waarneming en hoe dat op jou overkomt: en jij? Je kunt een stilte laten vallen, maar ook vragen stellen, bijvoorbeeld: “Herken je dit?” “Wat vind je hiervan?” De ander kan nu reageren en wellicht een uitleg geven. Misschien zat je collega wel tijdens zijn vergadering op zijn telefoon omdat een familielid ernstig ziek is. Of misschien was hij zich helemaal niet bewust van zijn gedrag. Door de ander nu ruimte te geven om te reageren, geef je de ander een kans om inzicht in zichzelf te krijgen.

En nu?

Maak, indien dit van toepassing is, samen met de ander afspraken over hoe nu verder.
Geef de ander de ruimte om een voorstel voor verandering te doen. Van nature willen mensen geen negatieve emoties oproepen bij anderen en zullen hier dus iets aan willen veranderen bij zichzelf. Eventueel kun je tips geven over hoe het anders zou kunnen. Bijvoorbeeld: “Misschien kun je de telefoon uitschakelen tijdens vergaderingen?”.

Wellicht komt je gesprekspartner zelf al met deze oplossing. Je kunt nu ook afspraken maken over eventuele maatregelen wanneer de ander zich niet aan de afspraken houdt. Laat bij voorkeur die ander de maatregel zelf verzinnen. Zeg bijvoorbeeld: “Wat kunnen we nu doen, mocht het toch nog een keer voorkomen?” De ander reageert: “Het zal niet meer voorkomen, maar anders trakteer ik je op een kop koffie!”.


Onthoud de…

Ik zie

Ik voel

En jij

En nu?

…structuur voor al je feedbackgesprekken

 

Aan organisaties geef ik regelmatig de training Feedback geven en ontvangen.

Wil je individueel meer leren over het geven van feedback? Volg dan de e-learning Feedback geven en ontvangen. De eerste les is gratis!

Wilt u doelgerichter communiceren?