10 tips voor effectieve teambijeenkomsten (deel 1)

19-03-2015

 

Organiseer je wel eens teambijeenkomsten voor je eigen team of voor een ander (onbekend) team? Dan wil je graag dat het voor zowel de deelnemers als de leidinggevende van het team een waardevolle dag is die impact heeft. In deze reeks blogberichten geef ik 10 tips voor een succesvolle begeleiding. Deze begeleiding verdeel ik in 4 fases:

1. een goede voorbereiding;

2. het juiste programma;

3. effectief begeleiden van de dag zelf;

4. de opvolging.

 

Mijn eerste 4 tips gaan over een goede voorbereiding:

 

1. Check de behoefte bij de leidinggevende en bij het team zelf

Maak niet de fout om de behoefte voor de interventie alleen met de leidinggevende of een andere initiatiefnemer te bespreken. Geef de deelnemers zelf ook een stem hierin! Dit is waarom:

  • Sommige mensen praten makkelijker met een extern (onafhankelijk) persoon;
  • Mensen waarderen het als ze invloed krijgen;
  • Teamleden kunnen goede ideeën hebben die jij of de initiatiefnemer zelf nog niet bedacht hadden. De beste ideeën ontstaan namelijk altijd op de plek waar het werk echt gedaan wordt.

 

2. Begin met het doel voor ogen

Maak niet zomaar een programma. Bedenk wat je aan het einde van de bijeenkomst bereikt wilt hebben met het team. Stel realistische doelen. Een team dat in de knoop zit haal je niet in een dag helemaal uit de knoop. Wat is wel haalbaar? Bedenk dat als je tip 1 goed opvolgt, de oplossing sneller en makkelijker gevonden wordt.

 

Pas je programma aan op je doel. Bedenk bij elke interventie welk effect deze heeft. En hoe staat dit effect in verhouding tot het bereiken van je doel?

 

3. Communiceer duidelijk het doel en het globale programma

Mensen weten graag waar ze aan toe zijn. Natuurlijk geef je niet alles prijs. Er moet wel ruimte zijn voor verassingen. Bovendien wil je flexibel met je programma om kunnen gaan zonder dat deelnemers dat merken (daar kom ik later nog op terug).

 

Stuur deelnemers van tevoren een uitnodiging met het globale programma en het doel van de bijeenkomst. Refereer hierbij aan de voorbereiding waarbij je ze zelf betrokken hebt. Laat merken dat ze zelf invloed hebben gehad op het doel en programma van de bijeenkomst. Het laatste wat je wilt zijn reacties als “waar komt dit vandaan?” of “wat moeten we hiermee?” of erger nog: “ik denk dat ik die dag ziek ben..”

 

4. Wees beschikbaar voor vragen

Zet duidelijk je contactgegevens in de uitnodiging en nodig mensen uit om vragen vooraf te stellen. Wees bereikbaar. Kennen deelnemers je niet? Overweeg een foto mee te sturen. Mensen willen graag weten met wie ze te maken hebben.

 

Je merkt dat de eerste tips eigenlijk gaan over het respecteren en waarderen van de deelnemers. Teams worden soms makkelijk afgeschilderd als ‘niet klantgericht’, ‘geen openheid in het team’, ‘geen wij-gevoel’, ‘veel gezeur’ etc. Veel van dit soort uiterlijke kenmerken hebben een dieper liggende oorzaak. Mensen willen van nature niet zeuren. Ze zijn graag wel klantgericht, want dat is namelijk veel leuker. Mensen maken graag deel uit van de groep en hebben het graag fijn in een team. Ergens zit dus een stoorzender waar het team zelf ook niet voor gekozen heeft. Ik ben van mening dat je deze stoorzender alleen vindt door mensen in hun waarde te laten, ruimte te geven voor hun verhaal en een actieve rol te geven in de oplossing. Het enige wat je als begeleider kunt doen is… begeleiden! Je kunt de uitdagingen zelf niet aangaan. Dat moet het team altijd zelf doen. En als je wilt dat het team ook na jouw interventie verder werkt aan deze uitdaging. Zet de mensen dan in hun kracht.

 

In mijn volgende blog bericht geef ik 3 tips voor een succesvol programma.

Comments

There are no comments

Post a comment