Waarom sommige taken belangrijk lijken maar het niet zijn...

14-04-2013

 

Je hebt je handen meer dan vol aan je baan. Eigenlijk is jouw functie geschreven voor 60 uur maar je hebt er maar 40 uur of nog minder voor per week... Herkenbaar? Bekijk dan eens heel kritisch welke taken er nu echt toe doen en welke alleen maar zo lijken...

 


Een bekende timemanagement tool waarmee ik ook in mijn trainingen werk is het timemanagement kwadrant van Stephen Covey. Je verdeelt al je taken over 4 kwadranten waarmee je aangeeft of ze belangrijk of urgent zijn. Of beide, of beide niet...

 

Als ik aan mensen vraag om de onderste kwadranten in te vullen (kwadrant 3 en 4) vinden ze dit vaak lastig. En dat is ook logisch. Als je immers weet dat een activiteit niet belangrijk is, waarom zou je hem dan doen?


Iedereen kan wel een nieuwsbrief opnoemen die eigenlijk tijdverspilling is en sommige mailtjes die niet nodig waren, maar vaak blijft het daar dan bij.


Zo kun je in 4 stappen bepalen welke activiteiten ECHT belangrijk zijn:


Stap 1: bepaal je doelstellingen
Als je echt wilt weten welke activiteiten belangrijk zijn en welke niet, of minder belangrijk, begin dan met je doelstellingen. Wat wil je bereiken? Wat verwacht je leidinggevende van je? Of wat verwachten je (interne) klanten van je? Zet dat eens om in concrete doelstellingen. Je gaat ervaren dat dit niet makkelijk is, maar het brengt je wel tot de basis van je functie, je afdeling of je bedrijf.


Stap 2: bepaal je activiteiten
Wat moet je doen om je doelstellingen te behalen? Probeer per doelstelling de nodige activiteiten te omschrijven.


Stap 3: bepaal je prioriteiten
Je kunt niet al deze activiteiten in een keer uitvoeren. In welke volgorde moeten ze gebeuren? Zet ze in de juiste volgorde en je hebt prioriteiten bepaald.


Stap 4: was het echt zo belangrijk?
Kijk nu nog eens kritisch naar de activiteiten die je deed. Helpen ze je om je doelstellingen (direct of indirect) te behalen? Prima, dat zijn de belangrijke taken! Kun je de link niet leggen? Dan waren ze mogelijk toch niet zo belangrijk als je dacht.


Ben nu eerlijk naar jezelf. Vaak zijn dit activiteiten die niet meteen bij je functie horen maar die je toch doet omdat het leuk is. Of omdat je het moeilijk vindt om ‘nee' te zeggen. Of omdat je niet wist dat het je zo weinig opleverde.


Met dit ‘back to basic' stappenplan breng je je activiteiten weer terug naar de basis. Je weet weer waarom je ergens mee bezig bent, en mogelijk levert het je een hoop tijd en efficiency op!


Meer weten? Neem gerust contact op. INEZ Training & Consulting verzorgt timemanagement trainingcoaching en e-learning.